Aufbewahrungsfristen 2026: Die Tabelle mit über 200 Dokumentenarten

Welche Unterlagen dürfen im Jahr 2026 datenschutzkonform vernichtet? Welche müssen weiterhin aufbewahrt werden? Jedes Jahr die gleichen Fragen. Die nachfolgende Tabelle verschafft den Überblick für das Jahr 2026.

Zum Umgang mit der Tabelle: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Das bedeutet, dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt.

Hierzu im Einzelnen:

• In der Regel müssen Geschäftsunterlagen sechs, acht (durch das BEG IV ab dem Jahr 2025) oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es auch 30 Jahre oder mehr sein.

• Im HGB sowie in § 147 AO gibt es weitere steuerrechtliche Regelungen, die es zu beachten gilt. Beachten Sie auch branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften. Maßgeblich für die Auswahl und Anwendung der richtigen Aufbewahrungsfrist ist nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern der Inhalt des Dokuments und der dazugehörige Sachzusammenhang.

Wichtig: Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt. Trotz aller Sorgfalt können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.