Aufbewahrungsfristen 2024: Die Tabelle mit über 200 Dokumentenarten

Welche Unterlagen dürfen im Jahr 2024 datenschutzkonform vernichtet werden? Welche müssen weiterhin aufbewahrt werden? Jedes Jahr die gleichen Fragen. Die Tabelle verschafft den Überblick für das Jahr 2024.

Zum Umgang mit der Tabelle: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Das bedeutet, dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt.

Hierzu im Einzelnen:
• In der Regel müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es auch 30 Jahre oder mehr sein.
• Im HGB sowie in § 147 AO gibt es weitere steuerrechtliche Regelungen, die es zu beachten gilt. Beachten Sie auch branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften.

Maßgeblich für die Auswahl und Anwendung der richtigen Aufbewahrungsfrist ist nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern der Inhalt des Dokuments und der dazugehörige Sachzusammenhang.

Wichtig: Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt. Trotz aller Sorgfalt können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

       

Dokumentenarten

Gesetzliche

Aufbewahrungs-frist in Jahren

Löschen,

wenn älter als

A

Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen

10

01.01.2014

Abrechnungsunterlagen

10

01.01.2014

Abschreibungsunterlagen

10

01.01.2014

Abtretungserklärung, soweit erledigt

6

01.01.2018

Akkordunterlagen

10

01.01.2014

Akkreditive

6

01.01.2018

Aktenvermerke - sonstige

6

01.01.2018

Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege

10

01.01.2014

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

10

01.01.2014

An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen

6

01.01.2018

Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben

3

01.01.2021

Angebote mit Auftragsfolge

6

01.01.2018

Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)

10

01.01.2014

Anhang zum Jahresabschluss (§264 HGB)

10

01.01.2014

Anlagevermögensbücher- und Karteien

10

01.01.2014

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

10

01.01.2014

Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich

10

01.01.2014

Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge

6

01.01.2018

Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)

10

01.01.2014

Arbeitsgerichtsvorgänge (wenn Buchungsbelege)

10

01.01.2014

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung)

5

01.01.2019

Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation

10

01.01.2014

Auftrags- und Bestellungsunterlagen (inkl. Angebot)

6

01.01.2018

Aufzeichnungen (Bücher und Aufzeichnungen)

10

01.01.2014

Ausgangsrechnungen

10

01.01.2014

Außendienstabrechnungen, sonstige

6

01.01.2018

B

Bahnabrechnungen

10

01.01.2014

Bahnfrachtbriefe

6

01.01.2018

Bankauszüge / Bankbelege

10

01.01.2014

Bankbürgschaften nach Vertragsende

10

01.01.2014

Behördliche Anweisungen

6

01.01.2018

Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege

10

01.01.2014

Belege, soweit Buchungsfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)

10

01.01.2014

Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung

10

01.01.2014

Bestell- und Auftragsunterlagen

6

01.01.2018

Beteiligungsunterlagen, wenn Buchungs- oder Bilanzunterlagen

10

01.01.2014

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen

10

01.01.2014

Betriebskostenrechnungen

10

01.01.2014

Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)

6

01.01.2018

Bewertungsunterlagen

10

01.01.2014

Bewirtungsunterlagen

10

01.01.2014

Bilanzen

10

01.01.2014

Bilanzanlagen

10

01.01.2014

Buchungsanweisungen, Buchungsbelege

10

01.01.2014

Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)

10

01.01.2014

Bewerbungsunterlagen bei Absagen (sofern nichts anderes vereinbart)

6 Monate

(nach Beendigung

des Bewerbungsverfahrens)

 

C

Clearing-Belege

10

01.01.2014

D

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

10

01.01.2014

Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 147 AO)

10

01.01.2014

Datensicherungen

10

01.01.2014

Dauerauftragsunterlagen

10

01.01.2014

Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten

10

01.01.2014

Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen

10

01.01.2014

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle

10

01.01.2014

Doppelbesteuerungsunterlagen

10

01.01.2014

E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich

10

01.01.2014

Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch

10

01.01.2014

Einfuhrunterlagen

10

01.01.2014

Eingangsrechnungen

10

01.01.2014

Einheitswertunterlagen

10

01.01.2014

E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt

10

01.01.2014

Essensmarkenabrechnungen

10

01.01.2014

Exportunterlagen

10

01.01.2014

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

01.01.2014

Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege

10

01.01.2014

Frachtbriefe

6

01.01.2018

Freistempelabrechnungen

10

01.01.2014

G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar

10

01.01.2014

Gehaltslisten, Gehaltskontenkarten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg

10

01.01.2014

Geschäftsberichte

10

01.01.2014

Geschäftsbriefe (soweit keine Rechnungen)w

6

01.01.2018

Geschenknachweise

10

01.01.2014

Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)

10

01.01.2014

Gewerbesteuerunterlagen

10

01.01.2014

Gewinn- und Verlustrechnungen

10

01.01.2014

Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare

10

01.01.2014

Gründungsakten der Gesellschaft

10

01.01.2014

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

10

01.01.2014

Gutachten

10

01.01.2014

Gutschriften, Gutschriftanzeigen

10

01.01.2014

Gutschriften im Sinne von „umgekehrten Rechnungen“

10

01.01.2014

H

Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)

6

01.01.2018

Handelsbücher

10

01.01.2014

Hauptabschlussübersicht

10

01.01.2014

Hauptbücher

10

01.01.2014

Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)

10

01.01.2014

Hypothekenpfandbriefe (nach Ablauf)

6

01.01.2018

I

Inkassobücher, -karteien und -quittungen

10

01.01.2014

Inventare (nach §240 HGB)

10

01.01.2014

Investitionszulage (Unterlagen)

6

01.01.2018

J

Jahresabschluss mit Erläuterungen

10

01.01.2014

Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften

10

01.01.2014

Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent

10

01.01.2014

Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern

10

01.01.2014

K

Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertungen

10

01.01.2014

Kassenberichte

10

01.01.2014

Kassenbücher/-blätter

10

01.01.2014

Kassenzettel

10

01.01.2014

Klageakten (soweit für Besteuerung relevant)

6

01.01.2018

Kontenpläne und Kontenplanänderungen

10

01.01.2014

Kontenregister

10

01.01.2014

Kontoauszüge

10

01.01.2014

Konzernabschluss (§ 290 HGB)

10

01.01.2014

Konzernlagebericht (§249 HGB)

10

01.01.2014

Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg

10

01.01.2014

Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz

6

01.01.2018

Kurzarbeitergeldlisten und Anträge

6

01.01.2018

L

Ladescheine

10

01.01.2014

Lagebericht, wenn Bilanzunterlagen

10

01.01.2014

Lagerbuchführungen

10

01.01.2014

Lastschriftanzeigen

10

01.01.2014

Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsablauf)

10

01.01.2014

Lieferscheine

6

01.01.2018

Lieferscheine sofern als Belegnachweis mit einer Rechnung

10

01.01.2014

Lohnbelege als Buchungsbelege

10

01.01.2014

Lohnkontenarten, Lohnbelege

10

01.01.2014

Lohnlisten

10

01.01.2014

Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arbeiter/Angestellte)

10

01.01.2014

Luftfrachtbriefe

6

01.01.2018

M

Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)

6

01.01.2018

Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege

10

01.01.2014

Mietunterlagen sonst nach Vertragsende

6

01.01.2018

Mutterschaftsgeldunterlagen

10

01.01.2014

N

Nachnahmebelege

10

01.01.2014

Nebenbücher

10

01.01.2014

O

Offenbarungseidanträge, Antrag auf Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung

6

01.01.2018

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

10

01.01.2014

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege

10

01.01.2014

Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)

6

01.01.2018

Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents

6

01.01.2018

Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär

30

01.01.1994

Patientenakten in Arztpraxen

10

01.01.2014

Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen

10

01.01.2014

Pfändungsunterlagen

10

01.01.2014

Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege

10

01.01.2014

Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen

10

01.01.2014

Preislisten (mit anschließendem Geschäftsabschluss)

6

01.01.2018

Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen

10

01.01.2014

Programmablaufbeschreibungen

10

01.01.2014

Programmverzeichnisse

10

01.01.2014

Protokolle, als Handelsbrief

6

01.01.2018

Protokolle zu Abfrage in automatisierten Verarbeitungssystemen §76 Abs. 4 BDSG

1

01.01.2023

Protokolle zu Erhebungen in automatisierten Verarbeitungs- systemen §76 Abs. 4 BDSG

1

01.01.2023

Protokolle zu Kombination in automatisierten Verarbeitungssystemen §76 Abs. 4 BDSG

1

01.01.2023

Protokolle zu Löschungen in automatisierten Verarbeitungssystemen (Löschprotokolle) §76 Abs. 4 BDSG

1

01.01.2023

Protokolle zu Offenlegung, einschließlich Übermittlung, in automatisierten Verarbeitungssystemen §76 Abs. 4 BDSG

1

01.01.2023

Protokolle zu Veränderung in automatisierten Verarbeitungssystemen (Revisionsmanagement)

1

01.01.2023

Provisionsabrechnungen mit Unterlagen

10

01.01.2014

Prozessakten

10

01.01.2014

Prüfungsberichte des Abschlussprüfers

10

01.01.2014

Q

Qualitätsmanagement-Unterlagen

10

01.01.2014

Quittungen

10

01.01.2014

R

Rechenformeln soweit Verfahrensbeschreibung

10

01.01.2014

Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)

2

01.01.2022

Rechnungen an Unternehmer

10

01.01.2014

Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss

6

01.01.2018

Reisekostenabrechnung

10

01.01.2014

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10

01.01.2014

S

Sachkonten

10

01.01.2014

Saldenbilanzen

10

01.01.2014

Schadensunterlagen

6

01.01.2018

Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen

10

01.01.2014

Scheck- und Wechselunterlagen

6

01.01.2018

Scheck- und Wechselunterlagen als Buchungsbeleg

10

01.01.2014

Schriftwechsel (ein Handelsgeschäft betreffend)

6

01.01.2018

Sonstige Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung

6

01.01.2018

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

10

01.01.2014

Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen

10

01.01.2014

Steuererklärungen und Steuerbescheide

10

01.01.2014

Strahlenschutz-Messergebnisse (Wenn Ablauf 30 J. Aufbewahrungspflicht nach dem 75 Lebensjahr der behandelten Person)

30

01.01.1994

Strahlenschutz- Messergebnisse (Wenn Ablauf 30 J. Aufbewahrungspflicht vor dem 75 Lebensjahr der behandelten Person)

bis zum 75. LJ

 
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen) bei Minderjährigen

bis zum 28. LJ

 
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen) bei Volljährigen

10

01.01.2014

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung)

30

01.01.1994

Strahlenschutz-Belehrung bei Personen nach § 63 Abs. 1 StrlSchV

5

01.01.2019

Strahlenschutz-Belehrung bei Personen nach § 63 Abs. 4 StrlSchV

1

01.01.2023

Strahlenschutz-Gesundheitsakte

30

01.01.1994

T

Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege

10

01.01.2014

Transportschadenunterlagen

10

01.01.2014

U

Überstundenliste (grundsätzliche Aufbewahrungspflicht)

10

01.01.2014

Überstundenliste, wenn Lohnbelege

10

01.01.2014

Unfallversicherungsunterlagen

6

01.01.2018

Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher

10

01.01.2014

Urlaubslisten (für Rückstellungsermittlungen)

10

01.01.2014

V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10

01.01.2014

Verkaufsbücher

10

01.01.2014

Vermögensverzeichnis

10

01.01.2014

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)

6

01.01.2018

Vermögenswirksame Leistungen, wenn Buchungsbelege

10

01.01.2014

Versteigerungsunterlagen

10

01.01.2014

Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege

10

01.01.2014

Versicherungspolicen nach Ablauf der Versicherung

6

01.01.2018

Verträge, sonstige (wenn Buchungsbelege)

10

01.01.2014

Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen

10

01.01.2014

VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

01.01.2014

W

Wareneingangs- und Warenausgangsbücher

10

01.01.2014

Wartungsabkommen und -unterlagen

6

01.01.2018

Wechsel

10

01.01.2014

Weihnachtsgratifikation

10

01.01.2014

Werbegeschenkenachweise

10

01.01.2014

Werbekostenbelege

10

01.01.2014

Wertberichtigungsunterlagen

10

01.01.2014

Z

Zahlungsanweisungen

10

01.01.2014

Zessionen

6

01.01.2018

Zinsabrechnungen

10

01.01.2014

Zollbelege

10

01.01.2014

Zustellungsquittungen

6

01.01.2018

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)

10

01.01.2014

Hinweisgeberschutzgesetz: Die Uhr für die kleinen Unternehmen läuft

Die interne Meldestelle wird (fast) überall Pflicht: Am 17.12.2023 müssen nun auch kleinere Unternehmen ab 50 Beschäftigten das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) umgesetzt haben.

Lesen Sie mehr

Hinweisgeberschutzgesetz tritt zum 02. Juli 2023 in Kraft

Es hat lange dauert, nun ist es amtlich: Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt am 02. Juli 2023 in Kraft.

Lesen Sie mehr

So gehen „Beschäftigungsgeber“ beim Hinweisgeberschutzgesetz jetzt vor

Für Unternehmen, die mindestens 250 Mitarbeitende beschäftigen, gilt ab dem 2. Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (kurz: HinSchG). Doch für wen gilt das Gesetz zusätzlich? Und wie gehen alle jetzt am Besten vor?

Lesen Sie mehr

Letzte Änderungen im Hinweisgeberschutzgesetz

Nachdem bekannt wurde, dass Deutschland täglich eine hohe Strafe wegen der Nicht-Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie zahlen muss, wurde am 9. Mai 2023 im Vermittlungsausschuss eine Einigung gefunden. Diese hat am 12. Mai 2023 den Bundestag und am 13. Mai 2023 den Bundesrat passiert. Die wesentlichen Änderungen lauten:

Lesen Sie mehr

Es ist soweit: Das Hinweisgeberschutzgesetz kommt

Am 12. Mai 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz final verabschiedet. Das Gesetz tritt ab dem 2. Juli 2023 in Kraft und verpflichtet zunächst Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter*Innen zur Implementierung von internen Meldestellen. Ab dem 17. Dezember 2023 trifft es dann auch die Unternehmen ab 50 Mitarbeiter*Innen.

Lesen Sie mehr