So gehen „Beschäftigungsgeber“ beim Hinweisgeberschutzgesetz jetzt vor
Für Unternehmen, die mindestens 250 Mitarbeitende beschäftigen, gilt ab dem 2. Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (kurz: HinSchG). Doch für wen gilt das Gesetz zusätzlich? Und wie gehen alle jetzt am Besten vor?
Das HinSchG verpflichtet alle „Beschäftigungsgeber“
Die „Beschäftigungsgeber“ sind laut HinSchG u.a. natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen. Davon sind Unternehmen, Vereine, Behörden, eingetragene Genossenschaften und Stiftungen erfasst.
Zwar gibt es für Unternehmen, die zwischen 50 und 249 Arbeitnehmer*Innen beschäftigen, noch eine „Schonfrist“ bis zum 17. Dezember 2023, aber auch diese Unternehmen sind gut beraten, sich jetzt mit dem Thema zu beschäftigen, denn die Regelungen sind komplex.
Unternehmen mit mindestens 250 Arbeitnehmer*Innen müssen dagegen unverzüglich handeln, da für sie das Gesetz mit Inkrafttreten gelten wird. Sie müssen eine eigene interne Meldestelle einrichten. Es ist aber erlaubt, einen Dritten mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen (wie z.B. eine externe Kanzlei). Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitenden können gemeinsame Meldestellen mit anderen Unternehmen einrichten.
Wie also vorgehen?
Zunächst ist es wichtig, eine interne Meldestelle im Unternehmen einzurichten. Hierbei müssen die Verantwortlichen im Vorfeld folgende Fragen beantworten:
• Schaffen wir das im Unternehmen allein? Welcher/Welche Mitarbeiter/Mitarbeiterin kann das stemmen?
• Wo können wir gegebenenfalls externe Unterstützung finden (Stichwort: Beratung)?
• Oder ist für unser Unternehmen oder unsere Konzerngruppe eine Ombudsperson/Vertrauensanwalt die bessere Alternative? Hinweis: In Konzernstrukturen kann eine konzernweite zentrale Meldestelle errichtet werden, da dies vom HinSchG ermöglicht wird.
• Wie gehen wir verfahrenstechnisch mit Meldungen von Hinweisgebern um?
• Falls es bereits eine Meldestelle und/oder Vorgaben im Umgang mit Meldungen im Unternehmen gibt: Stehen diese im Einklang mit den Regelungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes?
• In Unternehmen mit einem Betriebsrat: Welche Mitbestimmungsrechte stehen diesem zu; benötigen wir eine Betriebsvereinbarung?
Heike Mareck ist Anwältin. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung, Vertragsgestaltung und Vertretung auf dem Gebiet des IT-, Medien-, Datenschutz-, Arbeitsrechts und dem Hinweisgeberschutz. Als externe Datenschutzbeauftragte betreut sie zahlreiche Unternehmen. Daneben ist sie als Referentin sowie als Interviewpartnerin und (Gast-)Autorin sehr gefragt und steht für alle diese Tätigkeiten gern zur Verfügung.